RCA

Nguyễn Nguyên Long

Giấy chứng nhận đăng ký thuế hoặc Thông báo mã số thuế là những tài liệu quan trọng xác nhận mã số thuế (MST) của bạn. MST này là “chìa khóa” để thực hiện mọi nghĩa vụ và thủ tục về thuế (kê khai, nộp, hoàn thuế), hải quan, và nhiều giao dịch hành chính, kinh tế khác.

Tuy nhiên, trong quá trình sử dụng, không tránh khỏi việc các giấy tờ này bị mất, rách, nát hoặc hư hỏng. Đừng lo lắng! Pháp luật Việt Nam cho phép người nộp thuế (NNT) được quyền yêu cầu cấp lại các giấy tờ chứng minh mã số thuế này.

Bài viết này sẽ hướng dẫn bạn chi tiết về thủ tục cấp lại Giấy chứng nhận đăng ký thuế, Thông báo mã số thuế hoặc các giấy tờ tương đương khi bị mất, hư hỏng, dựa trên các quy định mới nhất.

1. Tại Sao Cần Cấp Lại Giấy Chứng Nhận Đăng Ký Thuế/Thông Báo MST?

Mục đích chính của việc cấp lại là để bạn có lại bằng chứng pháp lý về mã số thuế của mình. Mã số thuế là duy nhất và đi theo bạn/doanh nghiệp suốt vòng đời hoạt động. Bạn cần có giấy tờ chứng minh MST để:

Thực hiện các thủ tục về thuế (nộp hồ sơ khai thuế, nộp thuế, hoàn thuế, miễn giảm thuế…).
Thực hiện các thủ tục hải quan.
Hoàn thành thủ tục giải thể, chấm dứt hoạt động (đối với doanh nghiệp, hộ kinh doanh).
Thực hiện các giao dịch hành chính hoặc kinh tế khác theo yêu cầu của cơ quan nhà nước hoặc đối tác.
Xuất trình khi cơ quan thuế hoặc cơ quan có thẩm quyền yêu cầu kiểm tra.

Theo Khoản 3 Điều 34 Luật Quản lý thuế 2019, trường hợp Giấy chứng nhận đăng ký thuế, Giấy chứng nhận mã số thuế cá nhân, Thông báo mã số thuế hoặc Thông báo mã số thuế người phụ thuộc (gọi chung là giấy tờ chứng minh MST) bị mất, cháy, rách, nát hoặc hư hỏng, NNT được quyền đề nghị cơ quan thuế cấp lại.

2. Các Loại Giấy Tờ Chứng Minh MST Có Thể Được Cấp Lại

Tùy thuộc vào đối tượng đăng ký thuế, cơ quan thuế sẽ cấp các loại giấy tờ khác nhau xác nhận mã số thuế. Khi bị mất hoặc hư hỏng, bạn sẽ được cấp lại đúng loại giấy tờ đã được cấp ban đầu:

Giấy chứng nhận đăng ký thuế: Cấp cho các Tổ chức, Doanh nghiệp khi thành lập.
Thông báo mã số thuế: Cấp cho Cá nhân có thu nhập (bao gồm cả cá nhân kinh doanh thành lập trước 01/07/2023), Người phụ thuộc.
Giấy chứng nhận mã số thuế cá nhân: Đây là tên gọi trước đây của “Thông báo mã số thuế” đối với cá nhân.

Lưu ý Quan trọng về Hộ Kinh Doanh (HKD) từ ngày 01/07/2023:

Theo Luật Quản lý thuế 2019 và Nghị định 01/2021/NĐ-CP về đăng ký doanh nghiệp, từ ngày 01/07/2023, mã số thuế của hộ kinh doanh được cấp ngay trên Giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh do cơ quan đăng ký kinh doanh cấp huyện cấp (tương tự như doanh nghiệp được cấp MST trên Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp).

Do đó:

Đối với HKD thành lập TRƯỚC ngày 01/07/2023: Khi mất, hư hỏng “Thông báo mã số thuế” (loại giấy tờ được cấp trước đây), bạn thực hiện thủ tục xin cấp lại Thông báo mã số thuế tại cơ quan thuế quản lý trực tiếp theo hướng dẫn trong bài này.
Đối với HKD thành lập TỪ ngày 01/07/2023: Mã số thuế nằm trên Giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh. Nếu làm mất hoặc hư hỏng Giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh, bạn cần làm thủ tục xin cấp lại Giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh tại Phòng Tài chính – Kế hoạch thuộc UBND cấp huyện nơi đăng ký kinh doanh, KHÔNG phải xin cấp lại Thông báo mã số thuế tại cơ quan thuế. MST của bạn sẽ được in lại trên Giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh mới.

3. Hồ Sơ Đề Nghị Cấp Lại Giấy Tờ Chứng Minh MST

Hồ sơ xin cấp lại Giấy chứng nhận đăng ký thuế/Thông báo mã số thuế khá đơn giản, được quy định tại Thông tư 105/2020/TT-BTC:

Văn bản đề nghị cấp lại Giấy chứng nhận đăng ký thuế/Thông báo mã số thuế theo Mẫu số 13-MST ban hành kèm theo Thông tư 105/2020/TT-BTC.

(Bạn có thể tìm và tải mẫu này trên Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế hoặc các website dịch vụ thuế uy tín).

Bản sao Giấy tờ pháp lý của người đề nghị cấp lại:

Đối với cá nhân hoặc chủ hộ kinh doanh (thành lập trước 01/07/2023): Bản sao Chứng minh nhân dân (CMND)/Căn cước công dân (CCCD)/Hộ chiếu.
Đối với người đại diện theo pháp luật của tổ chức/doanh nghiệp: Bản sao CMND/CCCD/Hộ chiếu của người đại diện. (Thực tế khi nộp, có thể cần thêm bản sao Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp để chứng minh tư cách pháp lý của tổ chức).

(Tùy chọn): Văn bản giải trình về việc mất hoặc hư hỏng (không bắt buộc theo quy định, nhưng có thể giúp cơ quan thuế nắm thông tin rõ hơn).

4. Quy Trình 3 Bước Xin Cấp Lại Giấy Tờ Chứng Minh MST

Thủ tục cấp lại được thực hiện theo quy trình tiếp nhận và giải quyết hồ sơ đăng ký thuế của cơ quan thuế (Quyết định 2589/QĐ-BTC):

Bước 1: Chuẩn bị Hồ sơ và Lựa chọn Phương thức Nộp

Bạn chuẩn bị đầy đủ hồ sơ theo mục 3 (Mẫu 13-MST và bản sao giấy tờ tùy thân/pháp lý).

Lựa chọn phương thức nộp hồ sơ:

Nộp trực tiếp: Tại bộ phận Một cửa của cơ quan thuế quản lý trực tiếp mã số thuế của bạn (Chi cục Thuế hoặc Cục Thuế).
Gửi qua đường bưu chính: Gửi hồ sơ đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp.
Nộp trực tuyến (Online): Thông qua Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế (thuedientu.gdt.gov.vn) hoặc các Cổng dịch vụ công liên kết, Cổng thông tin của tổ chức cung cấp dịch vụ T-VAN mà bạn đã đăng ký sử dụng.

Lưu ý khi nộp Online: Cần có tài khoản giao dịch thuế điện tử. Tổ chức, doanh nghiệp, hoặc cá nhân được ủy quyền thực hiện thay phải sử dụng chữ ký số để ký điện tử hồ sơ. Cá nhân tự nộp có thể sử dụng các hình thức xác thực điện tử khác theo quy định (tuân thủ Thông tư 19/2021/TT-BTC về giao dịch điện tử trong lĩnh vực thuế).

Xác định Cơ quan Thuế quản lý: Nộp hồ sơ tại cơ quan thuế đã cấp mã số thuế cho bạn ban đầu. Thông tin này thường có trên chính giấy tờ chứng minh MST cũ hoặc bạn có thể tra cứu thông tin NNT trên Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế.

Bước 2: Cơ Quan Thuế Tiếp nhận và Xử lý Hồ sơ

Trong vòng 02 ngày làm việc kể từ ngày cơ quan thuế nhận được hồ sơ đăng ký thuế (bao gồm cả hồ sơ đề nghị cấp lại).
Cơ quan thuế sẽ kiểm tra hồ sơ của bạn.
Nếu hồ sơ đầy đủ, hợp lệ: Cơ quan thuế thông báo tiếp nhận hồ sơ và xử lý cấp lại.
Nếu hồ sơ chưa đầy đủ, chưa hợp lệ hoặc cần giải trình, bổ sung: Cơ quan thuế sẽ gửi thông báo (bằng văn bản hoặc qua Cổng thông tin điện tử nếu nộp online) yêu cầu bạn hoàn chỉnh hồ sơ trong cùng thời hạn 02 ngày làm việc này.

Bước 3: Nhận Kết quả

Sau khi hồ sơ được xác định là đầy đủ và hợp lệ, kết quả sẽ được trả trong vòng 02 ngày làm việc tiếp theo.
Kết quả bạn nhận được sẽ là giấy tờ chứng minh MST đã được cấp lại, đúng với loại giấy tờ bạn bị mất hoặc hư hỏng ban đầu (Giấy chứng nhận đăng ký thuế, Thông báo mã số thuế…).
Cách thức nhận kết quả tùy thuộc vào phương thức nộp ban đầu (nhận trực tiếp, qua bưu chính, hoặc nhận thông báo/bản điện tử qua Cổng thông tin điện tử).

5. Những Lưu Ý và Mẹo Hữu Ích

Giữ gìn cẩn thận: Ngay sau khi được cấp lại, hãy cất giữ giấy tờ chứng minh MST ở nơi an toàn. Scan hoặc chụp ảnh lưu lại bản mềm để dễ dàng tra cứu thông tin khi cần.
Tra cứu thông tin: Bạn có thể tra cứu thông tin MST trên Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế bất cứ lúc nào để kiểm tra MST và thông tin liên quan.
Xác định đúng loại giấy tờ cần cấp lại: Đảm bảo bạn đề nghị cấp lại đúng loại giấy tờ đã được cấp ban đầu (Giấy chứng nhận ĐKT cho tổ chức, Thông báo MST cho cá nhân/người phụ thuộc/HKD cũ).
Chuẩn bị bản sao hợp lệ: Bản sao giấy tờ tùy thân/pháp lý cần rõ nét, không rách nát.
Nộp online để tiết kiệm thời gian: Nếu có đủ điều kiện (chữ ký số, tài khoản giao dịch điện tử), nộp hồ sơ online giúp bạn không phải đi lại và có thể theo dõi trạng thái hồ sơ.

Việc mất hoặc hư hỏng Giấy chứng nhận đăng ký thuế/Thông báo mã số thuế là tình huống không mong muốn nhưng hoàn toàn có thể khắc phục được một cách nhanh chóng. Với quy trình và hồ sơ tương đối đơn giản, bạn chỉ cần chuẩn bị đầy đủ các giấy tờ cần thiết và thực hiện theo đúng các bước hướng dẫn.

Hãy luôn giữ gìn cẩn thận các giấy tờ thuế quan trọng và hành động kịp thời nếu không may chúng bị mất hoặc hư hỏng, để đảm bảo các hoạt động liên quan đến thuế của bạn luôn diễn ra suôn sẻ, đúng quy định pháp luật.